Dateistatus: Dateien für bestimmte Benutzergruppen freigeben oder sperren
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie über den Dateistatus den Zugang zu bestimmten digitalen Assets freigeben oder sperren können:
Wenn Sie in den Organisationseinstellungen unter Allgemeine Einstellungen die Option Dateistatus aktivieren anwählen, erhält jede Datei nach dem Upload einen Status. Standardmäßig ist das der Status In Bearbeitung. Der aktuelle Status einer einzelnen Datei kann unter Mediendetails > 🚦 Status abgerufen und verändert werden, wobei folgende, an den Ampelfarben orientierte Optionen möglich sind: Freigegeben (grün), In Bearbeitung (gelb) oder Gesperrt (rot).
Eine Statusänderung mehrerer Medien wird wie folgt erzeugt: Im Media Hub die gewünschten Dateien über die Album- oder Ordnerstruktur auswählen > abschließend in der Optionsleiste unter ⋮ 🚦 Status auf gewünschten Status klicken. Soll eine Freigabe oder Sperrung wieder zurückgenommen werden, genauso vorgehen. Dateien mit dem Status Freigegeben können von allen Benutzertypen (Administrator, Hauptnutzer, Gastnutzer, Fotograf) eingesehen werden, sofern eine Freigabe für die entsprechenden Bereiche, Ordner oder Alben vorhanden ist.
Über die Optionen beim Anlegen von Berechtigungsgruppen kann nun gesteuert werden, ob Hauptnutzer, Gastnutzer oder Fotografen auch:
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- Assets mit dem Status Gesperrt und In Bearbeitung einsehen können
- Assets mit dem Status In Bearbeitung einsehen können
Wird keine dieser Optionen ausgewählt, können Nutzer unterhalb der Administratorenebene nur Medien einsehen, die explizit freigegeben wurden.
Ferner ist der Dateistatus auch Grundlage für die Funktion Sicheres Veröffentlichen im Media Portal. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie hier.